La lettre administrative pour les concours d'Etat d'adjoint administratif

1-La lettre de forme administrative

La forme administrative s'utilise pour s'adresser à d'autres administrations ou fonctionnaires d'unités administratives différentes. Par exemple, vous travaillez au ministère de l'agriculture et votre chef de service vous demande de lui proposer un courrier qui sera adressé au préfet de la région X. Ou le préfet envoie un courrier à un responsable de services déconcentrés qu'il a sous son autorité. Cela vaut aussi pour les échanges de l'administration avec ses propres fonctionnaires ou des fonctionnaires à leur administration. Par exemple, un professeur demande au Ministère de l'Education Nationale des précisions sur son avancement.

Elle comporte obligatoirement les mentions suivantes:

• Nom de l'administration émettrice
• Désignation du service
• Objet, références et éventuellement pièces-jointes
• Une suscription qui présente l'émetteur et le destinataire avec la qualité de chacun. La qualité du destinataire est précédée de la mention Monsieur ou Madame
• La signature comporte le prénom et le nom de l'émetteur et si le destinataire a une délégation, la mention de la qualité précède son prénom et son nom. 

Elle ne comporte ni formule d'appel, ni formule de politesse.

Modèle de lettre de forme administrative

Ministère de la Défense                                Paris, le 15 janvier 2010 

                                       (= Suscription)

Le Ministre de la Défense

À

Monsieur le Ministre de...

Direction de la formation

5 Rue Joffre

75... Paris Cedex

Bureau de la formation

8 Rue du Louvre

75... PARIS Cedex

Tél:

Fax:

Mél:

Affaire suivie par....

Objet: Demande de détachement de Mde Y

Réf: Votre lettre du 15/12/2009

PJ: 1 (ou en bas de page)

Entrée en matière

Développement de la réponse et argumentaires présentés en  paragraphes 

P/Le Ministre de la Défense,

Par délégation,

Le Directeur des Ressources Humaines

Michèle Rivat

2-La lettre de forme personnelle

La lettre de forme personnelle est utilisée pour communiquer avec des personnes extérieures à l'administration. Par exemple, le secrétaire général de la préfecture Z écrit à Monsieur Paul Dubois, représentant de l'association de défense de l'environnement X.
Mais par politesse, c'est parfois utilisée pour les échanges entre administrations à la place de la lettre en la forme administrative.

Elle comporte :

• Une formule d'appel au début (Madame, Monsieur) et une formule de politesse à la fin (je vous prie de croire ou d'agréer...)
• Le signataire précède sa signature de sa qualité
• Le destinataire apparait en bas à gauche sur la première page ou en haut à droite si une enveloppe à fenêtre est utilisée.

Modèle de lettre de forme personnelle

Ministère du Développement durable      Paris, le 16 février 2010

Direction de la réglementation

34 Rue de ...

75.. Paris                                                                               Monsieur Julien Victor

74000 Annecy

Tél:
Mél:
Réf:

Affaire suivie par : Catherine Marie

Monsieur,

Entrée en matière

Développements structurés en paragraphes

Formule de politesse (Je vous prie d'agréer l'expression...)

Le Ministre

Pour le Ministre
Par délégation
La Directrice de la réglementation
Signature manuscrite
Paula Martin

PJ: